TRAVEL MANAGEMENT

hva, hvorfor og hvordan?

Hva er travel management og hvorfor bør vi tenke på det?

Travel management handler om alt som har med reisevirksomhet i en bedrift å gjøre:
– reisepolicy
– leverandøravtaler
– bestillingsrutiner
– kostnader
– sikkerhetsrutiner
– betalingsløsninger
– forsikringer

En bedrift kan ha betydelige variable kostnader knyttet til reisevirksomhet. Derfor bør disse kostnadene overvåkes og evalueres fortløpende. Ved å jobbe aktivt med travel management får man kontroll på bedriftens reisekostnader, blir kjent med de ansattes reisemønstre og vil kunne ivareta deres sikkerhet på en god måte.

Det beste verktøyet for å oppnå dette er å utarbeide en tydelig reisepolicy basert på en kombinasjon av bedriftens behov og økonomi, og som i tillegg ivaretar de reisende profesjonelt.

REISEPOLICY

En reisepolicy legger føringer for og krav til hvordan bedriftens reiser skal gjennomføres – fra planlegging før reisen til oppgjøret etter gjennomført reise. Jo tydeligere den er, med lite rom for egen tolkning, jo enklere er den å følge.

En reisepolicy bør være «levende» og må alltid ha rom for endringer og enkelte avvik med tanke på hva som er mulig og hensiktsmessig når man skal planlegge, bestille og gjennomføre en reise. Det gjelder å finne balansen mellom hva som er økonomisk akseptabelt for bedriften på den ene siden og viktigheten av effektivitet, komfort og trygghet for den reisende på den andre siden. Det er essensielt å ivareta de reisende på en slik måte slik at det å reise i jobb ikke anses som en byrde.

LEVERANDØRAVTALER

I gode tider er det lett å overse besparelsespotensialet i effektivt travel management, men gjør man jobben skikkelig selv i gode tider står man utvilsomt sterkere den dagen markedet eventuelt måtte snu.

Enten de ansatte reiser mye eller lite bør man alltid undersøke mulighetene for å få noe igjen for det dere omsetter hos de ulike leverandørene dere benytter på reise. Lojalitet verdsettes av flyselskaper, hotellkjeder og leiebilselskaper, så aktiv styring til inngåtte avtaler bør prioriteres. Dette gir senere større mulighet for bedre betingelser og ytterligere kostnadskutt.

SIKKERHET

En bedrift med fokus på HMS bør til enhver tid vite hvem i bedriften som er på reise og hvor han eller hun er på vei eller befinner seg. Skal bedriften kunne yte hjelp om noe skulle hende eller gå galt et sted i verden hvor man har ansatte må man ha innarbeidede rutiner på plass.

Med enkle grep kan en bedrift oppnå denne kontrollen, implementere viktige rutiner og forsikre sine ansatte om at de alltid ivaretas. Å vite at slike rutiner finnes og at man kan få hjelp om nødvendig har stor betydning, både for den reisende og ikke minst for de der hjemme.

Copyright by travelmanager.no | Design by Kreative Urban